各校区、各部门，直属单位：

为完善现代学校制度，进一步提高学校组织效能，经研究决定对学校办公室的机制、职能作如下调整：

一、学校办公室的定位

学校办公室是校行政管理与服务中心下设机构，学校行政后勤管理中心主任兼学校办公室主任。学校办公室接受学校校长直接领导，其主要职能是围绕学校中心工作，积极发挥综合协调、督促落实、信息枢纽、参谋助手等作用，服务领导，服务部门，服务师生，做好组织协调、督促检查、公文处理、信息沟通、信访接待、校长信箱和投诉电话管理、来宾接待、机要保密、对外宣传与联络、外事与外教管理、人事与工资管理、校园文化建设、车辆管理、重要活动组织、综合管理服务和校领导交办的其他工作。

二、组织机构与人员安排

学校办公室内设综合文秘室、外事管理项目组、人事与工资管理部、宣传与接待组、校园网与校报编辑部。学校总值班室、家长接待中心、信访处理中心、法律事务组、信息与网络安全管理组、安委会办公室等机构挂靠学校办公室。实现“一人多岗，聘用兼职干事”等用工制度；内设部门一般采取只设职员（或兼职职员），不设置干部岗位的用人机制，以精简管理层级，防范出现官僚主义现象，进一步提高办事效率和组织效能。

1.学校总值班室，负责领导杨磊，具体负责谭畅、刘旭亮。

2.家长接待中心，负责领导谭畅，具体负责朱志艳。

3.法律事务组，负责人谭畅，助理杨晓琴。

4.信访处理中心，负责领导张继军、杨磊，分管校长、行政中心主任、校区执行校长等，根据信访范围参与或主持处理。协调负责人，谭畅；校长信箱、投诉电话处理，负责人谭畅；来校投诉接待，朱志艳。群体性冲突事件应对，负责人林卫民、张继军，建立特别应急小组，根据预案处置。

5.信息与网络安全管理组，负责人谭畅、李利。

6.安委会办公室，主任杨磊，副主任谭畅、李利、刘旭亮。

7.外事管理项目组，组长林卫民；执行组长谭畅，副组长：宋花磊、孙静、张丽君；成员：校聘专职或兼职外事干事，韩清松、邢倩、韩政红，各校区兼职外事干事。

8.人事与工资管理部，负责人谭畅，助理负责人王健、黄露；专职干事：韩正红。校区干事：陈静、李艳颖、夏仕秀。

9.综合文秘室，专职干事王天慈，根据校长指令起草经校长特别安排的文稿或处理特别行政事务；其他文稿或行政事务的安排由谭畅协调。

10.宣传与接待组，谭畅、黄露、王天慈，校长根据来宾特点，分类布置；其他校领导、各区域重要来宾接待，请示校长后，由谭畅统一协调。

11.校园网与校报编辑部，主编黄露，责任编辑王天慈。

12.校园文化建设系统工作，主要责任人谭畅。

13.校车使用协调，负责人谭畅，执行干事韩清松。

14.公章使用，负责人谭畅，执行干事韩政红。

三、学校办公室的主要职能有：

1.负责学校总支会议、党政联席会议及校长、书记召集的专题办公会等重要党务、政务会议的具体组织工作，编印会议纪要，督促、协调会议决定及其他重要决策的贯彻落实；

2.根据校长、副校长的指示和授权，综合协调各级行政部门的工作关系及有关事宜，做好督促检查工作；

3.组织、协调学校重大事项和大型活动，开展对外联络，接待重要来宾；

4.负责编制并统筹安排校长的重要事务和接待日程，安排校长、书记的会议、出行、接待等事务，协助校长、副校长安排、督促或落实有关工作；

5.负责学校校名、校标、校徽、校旗、印章及学校声誉等无形资产的使用、管理工作，负责校园文化建设的系统性工作；

6.负责群众来信、来访的处理、接待工作，管理校园网“校长信箱”以及投诉电话等事务，主持处理常规信访事件，负责学校法律事务；

7.负责学校行政和党务的公文处理工作，指导校内各单位的公文处理工作；.负责全校机要文件收发工作；会同网络与信息管理中心做好网络信息管理，掌控学校舆情并及时向校长、书记报告；会同档案室做好公文归档处理。

8.负责起草或协助起草学校的重要文件和校长、书记的重要讲话；

9.负责编发会议纪要、重要信息汇编，发布学校通知；

10.负责校园网的管理、维护与更新，编纂校报、校刊，负责向上级行政部门、北外校园网及社会媒体投稿，负责学校对外宣传和信息发布工作；

11.协助校安全委员会办公室做好维稳工作，会同安委会办公室做好学校总值班室正常运转和值班工作，协调有关部门解决教职员工和学生学习、生活中的问题，协调应对紧急突发事件；

12.主持学校人力资源管理，全面负责学校工资核算工作；

13.负责学校党总支、行政印章和介绍信的管理和使用，以及校内各部门印章的规范管理工作；

14.完成校领导交办的其他工作。

2019年10月30日