一、学校行政例会包括校级领导班子会议、校长办公会议、中层干部学习会、学部主任工作会议、行政教辅部门工作协调会、教研组长会议、年级组长会议、全校教师大会、学部教师会议、教师各类专业会议、行政部门业务会议等。
二、学校各类行政例会参加的人员、议事范围、时间和要求如下：
（一）校级领导班子会议
校级领导班子会议参加人员为：校长、书记、常务副校长、副校长，由校长召集并主持。分管校办的校长助理列席会议并作记录。涉及特别重要的决定，须作好会议纪要、全体与会人员签名并存档。
校级党政领导班子会议不定期举行，一般可以在校长办公会议或校中层以上干部会议结束后，继续召开校级领导班子会议。
校级领导班子会议主要议事范围：
1.讨论审议学校内部机构设置、干部选聘、教职工聘任、人事核编、工资福利等方案和实施办法，制订内部管理重大制度和规定。
2. 讨论并决定学校发展规划、年度工作计划、招生计划、年度财务安排、干部调整、合作办学、教育教学重大改革等事宜。
3.按规定对大型基建项目的总体规划作出决定，对基建建设投资调整、投标企业确定、校企投资项目、大型设备采购和大额经费开支事项作出决定。
4.讨论各学部、各处室提出的须经校级党政领导集体决定的重大事宜或需经校级党政领导协调解决的事宜。
5.讨论报请大学、当地教育部门审定的重大事项。
6.其他需要校级党政领导集体决策的事项。
（二）校长办公会议
校长办公会议参加人员为：校长、书记、常务副校长、副校长、校长助理、学部主任、校办主任、财务部主任、物业部主任。凡与会议重点讨论事项相关的行政部门主任也应参加会议。校长办公会议由校长召集并主持，校办主任作记录。
校长办公会议定于每周一下午1时30召开，地点主教学楼209会议室。
不能到会的应到人员必须事先向校办主任请假。学部或行政部门主任不能出席须由副主任代为出席。参加人员必须汇总有关事项特别是急于协调处理的事项，递交会议研究。
校长办公会议主要议事范围：
1.传达和学习北外大、教育行政部门的有关文件和领导指示精神；
2.通报校内外重要信息，布置具体工作，协调有关事项；
3.各学部汇报上周工作情况，提出本周工作安排；
4.研究学部工作中存在的问题和不足，研究解决问题的办法并具体落实；
5.讨论其他事项。
（三）干部学习会
干部学习会参加人员为：校级领导、校长助理、学部主任、学部下属部门主任和副主任、学校行政部门主任和副主任、保卫科长。由校办召集。一般由校长或书记主持，若校党政主要领导出差时，可由其他校级领导主持。
中层干部学习会原则每一个月召开一次，时间为周五下午4时，地点教学楼主楼209会议室。
不能到会的应到人员必须事先向校办主任请假。
干部学习会主要内容范围：
1.按上级要求开展政治理论学习和专业知识培训；
2.传达和学习北外大、教育行政部门的有关文件和指示精神；
3.各学部、处室汇报近期工作情况，校领导协调和布置近期重要工作。
4.其它需要全体干部参与讨论的事项。
（四）学部工作例会
学部工作例会参加人员为学部主任、学部下属部门主任、副主任，有时可以扩大到年级组长、教研组长。
学部工作例会应在周二下班前完成，各学部要制定每周例会具体时间、地点并报知校办。学部工作会议要有专用记录本、有专人记录并作好存档备查。
学部工作例会由学部主任召集并主持。原则上分管校长要参加会议并对会议作指导。校长要抽查会议情况或直接参与会议，了解学部工作信息。
学部例会主要议事范围：
1.传达校长办公会议精神，落实校长办公会议的各项要求；
2.分析上周学科教学情况，布置下周学科教学事宜；
3.分析学情，研究提高学生学业水平的各种措施；
4.分析班级工作和学生管理中出现的一些情况，研究提高教育教学管理效能的各种措施；
5.研判学生安全工作中的各种隐患，及时作出相应处理；
6.安排本周教育教学及学生活动的全面工作，确保各种工作精细安排、有序开展；
7.评价教研组、年级组工作，掌握课程计划的总体执行情况；
8.研究教师培训和专业发展的有关事宜；
9.讨论学部其他工作。
（五）行政部门工作协调会
行政部门工作协调会参加人员为各行政部门主任，若主任出差由副主任代为参加。
行政部门协调会每周二上午9时在主教学楼209室召开。由分管校办的校长助理召集并主持。
1.传达校长办公会议精神，落实校长办公会议的各项要求；
2.分析上周行政部门工作情况，布置下周工作；
3.各部门报告下周工作，讨论需要协调的一些事宜；
4.研究工作中存在的问题并决定相应的解决办法；
5.讨论其他提高工作效能的各项措施。
（六）教研组长会议
教研组长会议由各学部下属教学办主任组织召开，原则上二周召开一次，会议主题主要涉及学科教研活动、教师专业发展、学科教学情况及学生学业发展等，以布置任务、解决具体问题等实务为主旨。
学部主任或分管校长应视会议内容情况到会指导。校长视学校工作情况，有选择地参与会议，了解第一线工作情况。
（七）年级组长会议
年级组长会议由各学部下属德育办主任组织召开，原则上二周召开一次，会议主题主要涉及德育主题活动、班主任队伍建设、班务工作、学生管理和学生行为表现分析等，以布置任务、解决具体问题等实务为主旨。
其他要求同（六）。
（八）教研活动与年级组教师专业活动
教研活动由各学科教研组长或备课组长主持，会议主题按教研活动常规设计。
年级组教师专业活动由各年级组长主持，会议主题按德育工作和学生管理专题活动常规设计。
除事务性工作布置外，每次教研活动、年级组专题活动后都要有专题报道并经各学部教学办或德育办审稿后在网上发布。
各学科教研组、各年级组每学期、每月都要有活动计划安排，分别由各学部教学办、德育办汇总后报校长室备案并在网上公布。
校长、分管校长、学部主任根据上报的活动计划，结合实际工作情况，有选择地参加教师活动，了解第一线情况，指导第一线工作。
（九）行政部门业务会议
行政部门业务会议由部门主任或副主任主持召开，部门成员或部门下属负责人参加。一般部门原则上二周召开一次，宿舍管理、物业等大部门应当每周召开一次。分管校长或校长助理视具体情况到会指导、了解情况。
主要内容：处理部门工作中存在的一些问题，落实具体工作，完成学校领导交付的各种任务，服务教育教学第一线，提高工作效能。
（十）教职工大会
全校教职工大会，每学期原则上召开三次，期初、期中、期末各一次。若有特殊情况，可以临时增开会议，会议时间临时通知。全校教师大会由校办召集，校长或分管校长作主题讲话。
学部教师大会，原则上每月召开一次。有临时任务可以增开。会议由学部主任召集，分管校长或学部主任主讲，校长若没有其他公务冲突应到会指导。
三、端正会风、提倡开短会、说短话。要精简会议，除上述例会外尽量不要再临时召集会议，不需要开会解决的问题就不开会、能合并的会议就不分别召开、能开小会解决的就不开大会。每次会议要精心准备，避免会议中出现“会前无准备、提案无建议、发言无中心、讨论无结果、贯彻无反馈”的现象。
四、校级领导班子会议、校务会议讨论的事项，凡属工作机密的，与会人员不得以任何方式向会议以外人员泄露。
五、以上会议只限行政例会，主要涉及学校行政、教育教学及教辅后勤保障工作。学生会议、家长会等由学部参照此制度另行规定并执行。党、团会议按学校党务常规及其他相关规定执行。
