二、北外附校外事接待制度

为进一步加强和规范附校外事接待工作，提高办事效率和服务品质，促进国际交流与合作的发展，特制定《北外附校外事接待制度》，具体如下：

1. 所有接待外宾工作人员应严格遵守《北外附校外事工作纪律》。

2. 国际部是附校外事工作的综合协调接待部门，为扩大学校中、外合作教育空间，进一

步提升学校整体形象，各部门应积极配合国际部完成校领导下达的外事工作任务。

（一） 接待程序

1. 按照各项目负责人签报单内容，确定来访目的、来访人员及职位、来访日期及来访人数，是否需要翻译，并安排相应语种翻译人员参会。

2. 参会各语种翻译负责草拟相关内容文件。

3. 根据来访日期、来访人数及来宾职务级别制定相应级别接待方案和预算。

4. 将接待预案提前递交各相关校领导审核，批准后，做出分类流程图以便领导熟悉接待流程。

5. 将预算签报单上报财务部，按照财务部规定执行借款程序。

6. 来宾即将到校时，应提前通知校领导及有关各部门负责人，陪同校领导迎接。

7. 来宾若需要校车接送，应报送主管领导及主管校长，获得批准后与车队联系，递交订车单，并安排相关教师接送来访人员。

8. 召开部门协调会，将制定好的接待行程安排报送给各相关部门，进行讲解说明，要求签收。

（二） 参观路线

小学教学楼→小学宿舍→操场→体育馆→食堂→中学男生宿舍→中学教学楼

注：事先要通知物业管理中心及中小学部将各通道打开，确保畅通。（小学教学楼、小宿样间、体育馆、二层健身房前门及后门、游泳馆、篮球馆前后门、钢琴样间、食堂、中宿楼学生样间）

（三） 会议准备

1. 来宾需要座谈，应提前向行政办公室预定会议室使用时间。

2. 协助行政办公室提前布置会议室，准备咖啡、茶水。若需要糕点及水果，需提前一天通知物业管理中心资产办购买。

3. 根据来宾级别、人数准备礼品。

4. 根据需要安排留影或摄像。

（四） 用餐及住宿

1. 来宾需要在校用餐，应提前通知物业管理中心资产办来宾人数及用餐标准，预定包房，并要求物业管理中心资产办出具菜谱，校办公室主任审核后下单。

2. 来宾如需午间休息或夜间留宿，须经校领导审核批准后通知物业管理中心资产办备好房间，外籍人员须于入住后24小时内前往派出所登记住宿证明。

3. 来宾如需在校外住宿，应在访问结束后将来宾送至相应宾馆，告知紧急联系电话，关注来宾安全。

4. 来宾访问结束后应将来宾送至校门口，如需出租车，提前通知门岗保安叫车。

（五） 后续工作

1. 接待结束后，立即归整图片资料，安排相应负责人撰写新闻，待领导审核后于次日中午前挂网宣传。

2. 接待结束后应立即整理财务票据，到财务部门办理销账手续。

3. 接待结束后，如需签定项目合作协议，应向上级领导汇报，根据批示，开展后续工作。

（六） 接待过程注意事项

1. 接待人员不得私自商谈与学校无关的个人赢利项目，不得私自签定协议。

2. 接待过程中，接待人员要灵活机智，具有较高的应变能力；参观校园时，应先于领导前领路，确保门禁畅通。

3. 接待人员不得向来宾私自索要礼品及物品。

4. 参加外事接待人员应衣着整齐、得体，言谈举止大方。接待过程中应遵守国家有关外事接待工作的规定和国家有关保密工作的规定。

5. 接待人员陪餐，应察言观色，做到服务第一，确保领导及来宾用餐满意。

6. 接待人员不得私自离开接待岗位。

7. 接待过程中，如遇紧急情况，应向上级领导请示，不得擅自决定，以免造成严重后果。

（七） 接待费用

1. 购买接待所需物品，应提前写好签保单申请上级领导批示，待校领导批示后，至少提前一天递交物业管理中心门购买。

2. 如须接待人员自行购买接待物品，经校领导批示同意后，前往财务部门领取物品购置费，购买后按照发票金额申请退还（补领）借款。

3. 如须宴请，应上报领导批示。

4. 接待费用应专款专用，不得私自购买个人物品。

（八） 礼物及宴请

1. 购买接待所需物品，应提前写好签保单申请上级领导批示，待校领导批示后，至少提前一天递交物业管理中心门购买。

2. 如须接待人员自行购买接待物品，经校领导批示同意后，前往财务部门领取物品购置费，购买后按照发票金额申请退还（补领）借款。

3. 如须宴请，应上报领导批示。接待费用应专款专用，不得私自购买个人物品。