北京外国语大学附属外国语学校

关于采购洽商工作流程的规定

（2019年4月1日党政联席会讨论通过）

为规范采购洽商、议价过程，加强监督，特制定此流程，作为采购管理规定的补充。

一、 供应商的征集方式

1网上发布公告征集

需求方提出完整的需求文件后，经行政后勤管理中心审核后交由校办发布到外网，需求文件中的公告联系人为总务主任。。待三家供应商齐备后进行需求沟通，或要求直接密封邮寄报价，需求方不得直接联系供应商。

如网上征集的供应商少于三家，可采取邀约的方式进行补充。

2 邀约的方式征集

对于某些采购和工程，可通过联系相关学校使用过的供应商或是从网上搜索相关供应商来邀请洽谈。对于政采网有提供招标名录的，原则上应从招标名录上随机抽取至少三家供应商来参加洽谈及报价，政采网上招标名录的抽取工作由采购决策小组执行。

供应商抽取后，由行政后勤中心安排不同人员联系，注明来源，联系人要签字确认。

对于其他渠道联系的供应商，要求联系人填写供应商来源，联系人要签字确认。

二、 沟通需求

如涉及的项目比较复杂，需要所有供应商来校参加需求沟通会，由行政后勤中心安排人员电话通知供应商参会，会议在纪检委员的监督下进行，由需求方统一同所有供应商沟通需求。沟通过程要做好记录，参与人员签字确认。（附件一）

三、 报价

需求沟通充分后，要求所有供应商采取密封快递的方式报价，统直接一邮寄到总务主任处。总务主任留存所有报价，在集体投票表决前不得拆封。

四、 洽商及二次报价

如发现供应商的报价缺乏一致性和可比较性，可由行政后勤管理中心组织二次需求沟通会，再次明确需求后，要求供应商进行二次报价。报价流程及要求同第一次报价。

为提高效率，如仅有某一家供应商报价不符合要求，其他供应商报价的格式、内容同需求匹配，则不符合要求的供应商直接出局，采购决策小组对剩余供应商进行集体表决。

五、 集体表决

待所有供应商的报价齐备后，由行政后勤管理中心牵头，召开此次采购决策小组（决策小组人员应为5人或7人）会议，当场拆封报价、对报价及需求讨论后投票，得票最多的供应商最终入围。党总支纪检委员参会进行程序监督（如果党总支纪检委员无法出席，可由党总支书记或书记指定的党总支成员代为出席）。会议要做好记录（附件二）

每次采购决策小组成员名单，由校党政联席会议根据专业需求讨论决定。原则上应当选拔具有相应专业资质和特长的教师、职工代表，组长、主管、中层干部或者校级领导参加。采购决策小组名单的确定，采取“一事一议”的办法，党政联席会议上，在工程、采购相关项目立项时，同步决定（即项目立项的同时，讨论决定决策小组成员名单）。

六、除外项目

1团体机票的采购

鉴于团体机票采购的特殊性，航空公司无法出具团体票，如采用代理商比价的方式又会导致价格抬高，因此采用随机抽取的方式选取最终入围供应商。供应商的征集方式按照本规定执行，供应商的抽取由采购决策小组成员执行。

2党政联席会集体商议决定采用的供应商，不按此流程操作。由党总支书记牵头，行政后勤中心组织，采购决策小组成员参与洽商议价，表决同意后方可执行采购。

3.以上过程，纪检委员全程监督，行政后勤中心负责组织整个决策及后续操作，并留痕。

七、资料的留存

供应商选定后，部分材料作为财务凭证由财务处存档，其他材料，如供应商资料、报价等一律由行政后勤中心封存，交档案室存档待查。

本规定的解释权在行政后勤管理中心。其他相关规定，见《北京外国语大学附属外国语学校关于物资采购的管理规定》。