北京外国语大学附属外国语学校
采购管理制度
（2022年11月1日党政联席会通过）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范本校政府采购行为，提高资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《政府采购货物和服务招投标管理办法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》、《教育部政府采购管理实施办法》等法律法规以及《北京市2018-2019年政府采购集中采购目录及标准》、《海淀区政府采购工作操作执行规程》、《海淀区政府集中采购竞价采购工作（试点）实施细则》等市、区上级主管部门有关规定，结合本校实际情况，制定本制度。
第二条 本制度所称采购，是指有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
（一）本制度所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。
（二）本制度所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。
（三）本制度所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。
第二章 管理部门及职责
第三条 行政后勤管理中心是学校采购工作的归口部门，负责采购预算管理和执行。
部门主要职责：
1. 负责拟订采购管理制度，并根据有关规定及时更新和调整采购制度；
2. 负责审核、汇总、编制年度采购计划；
3. 负责组织实施采购行为；
4. 负责组织采购验收；
采购领导小组：成立以校长为组长，各部门主任及各部门负责人为组员的采购领导小组。主要职责：负责采购申请表的审核和审批。
第三章 采购预算编制
第四条 采购预算编报要求。应当加强采购业务预算与计划的管理。建立预算编制和资产管理等部门或岗位之间的沟通协调机制。根据本校实际需求和相关标准编制政府采购预算，按照已批复的预算安排政府采购计划。
（一）提前做好部门内部采购计划和校内规划，进行内部评审流程，充分论证项目采购预算申请的必要性、可行性和合理性。
（二）采购预算申请的必要性：充分说明采购实施的必要性，实施后实现的功能和价值，现状已不能满足使用需求。
（三）采购预算资金申请的可行性：充分阐述如何成功实施项目，包含人员安排、项目具体实施计划和流程。
（四）采购预算资金申请的合理性：需要清晰、合理的预算组成，包含单价、数量、构成等。
第四章 采购分类
第五条 采购按资金性质分为：政府采购和非政府采购。
（一）政府采购是指使用财政性资金采购政府集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府集中采购目录和限额标准按照当年海淀区政府集中采购目录及标准执行。政府采购方式主要有定点采购、公开招标采购、竞价采购等。
（二）非政府采购是指政府采购以外的所有采购称为非政府采购。在政府采购目录之外，政府采购限额范围以下，学校为自身发展而使用财政性资金购买货物、工程和服务的行为。非政府采购方式主要有招标采购、自行询价采购等。
工程类的非政府采购，主要采用招标采购方式。
货物类采购的非政府采购，原则上须从海淀区财政的入围供应商或大中型商超采购，入围供应商中没有的，根据采购金额招标或自行选择确定。
服务类采购的非政府采购，原则上须从海淀区财政的入围供应商，入围供应商中没有的，根据采购金额招标或可自行选择确定。
第六条 定点采购。
（一）凡是使用财政性资金，采购当年集中采购目录中采购类型明确为“定点采购”的项目，实行定点采购方式。
（二）定点采购具体执行程序应遵循：
1. 采购申请。采购需求部门填写采购申请表，并登录海淀区财政局网站的政府采购模块查询各类定点采购货物（服务）的报价信息和定点供应商的地址、联系人、联系电话等详细信息，按照区财政局公布的名单选择定点供应商。对三家以上定点供应商进行询价，选择质优价廉的供应商。
2. 定点供应商选择。拟选的定点供应商及询价情况报主管领导、校长、本校决策机构（党政联席会）依职权进行审议，选定供应商。
3. 组织实施。采购部门根据审批的定点采购申请，组织采购工作。对于专业性较强的采购，如体育、美术、信息化类的采购，则由采购需求部门配合后勤部门组织采购工作；
4. 定点采购结算。凡在定点供应商处进行采购的（车辆加油和保险除外），结算时，由定点供应商依据实际发生的费用在海淀区财政局网站报表系统中填写并打印“结算明细单”，经双方确认的“结算明细单”与正式发票一起作为报销凭证及监督检查的依据。
第七条 公开招标采购。
（一）按照当年集中采购目录要求的单项或批量金额达到限额标准以上的货物、服务和工程类采购项目，采用公开招标方式。
（二）公开招标采购：采购金额在50万元（含）以上的采购。经党政联席会议讨论决议，审批同意委第三方托招标代理公司代为招标的事项，我校具体联络单位为行政后勤管理中心。招标结果须在党政联席会上通报。
（三）各部门不得将政府采购项目化整为零或采取其他方式规避公开招标，任何人不得利用职权干预和破坏招投标工作的公平公正原则。
（四）因特殊情况需要采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源等政府采购方式的，需根据政府采购的相关规定，经党政联席会审批后，报上级主管部门批准后方可开展采购活动。
第八条 大额询价采购。
（一）凡是当年集中采购目录外，采购金额在10万元（含）--50万元（不含）的货物、服务或工程类采购，实行自行询价采购方式。
（二）询价采购具体执行程序应遵循：
1. 采购申请。采购需求部门根据年度采购计划提出需求，填写采购预算申请表。
2. 采购审批。采购需求申请由主管主任审核后，按照学校“三重一大”事项审批原则执行。
3. 供应商选择。由党政联席会确定5人组成采购小组，通过发布公告或者邀请3家以上供应商进行比选，最终选定供应商，并将比选资料作为报销附件。纪检委员监督比选及洽商过程。
4. 组织实施。需求部门根据合同管理办法提起签订采购合同，同时提交财务部门，作为资金支付的依据。签订合同后，主管部门（需求部门）按照合同约定，组织实施。
5. 组织验收。根据本校规定的验收要求，由主管部门、后勤部门对所购货物、服务或工程的品种、规格、数量、质量和其他相关内容等进行验收，并出具验收证明。
6. 办理结算。主管主任按照合同约定内容办理相关支付手续。
7. 文件归档管理要求。妥善保管政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料。主管主任将领导批示、合同文件等材料原件及复印件，按照本校档案管理要求进行归档。
第九条 小额询价采购。
（一）凡是当年集中采购目录外，采购金额在5万元（含）--10万元（不含）的货物、服务或工程类采购，实行自行询价采购方式。
（二）询价采购具体执行程序应遵循：
1. 采购申请。采购需求部门根据年度采购计划提出需求，填写采购预算申请表。
2. 采购审批。采购需求申请由主管主任审核后，交校长进行审批。
3. 供应商选择。由采购需求部门人员、部门主管或学校行政人员等3-5人组成采购小组，选3家以上供应商比选，最终选定供应商，并将比选资料作为报销附件。
4. 组织实施。需求部门根据合同管理办法提起签订采购合同，同时提交财务部门，作为资金支付的依据。签订合同后，主管部门（需求部门）按照合同约定，组织实施。
5. 组织验收。根据本校规定的验收要求，由主管部门、后勤部门对所购货物、服务或工程的品种、规格、数量、质量和其他相关内容等进行验收，并出具验收证明。
6. 办理结算。主管主任按照合同约定内容办理相关支付手续。
7. 文件归档管理要求。妥善保管政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料。主管主任将领导批示、合同文件等材料原件及复印件，按照本校档案管理要求进行归档。
第十条 零星采购。
（一）凡是当年集中采购目录外，采购金额在5万元（不含）以下的货物、服务或工程类采购，实行零星采购方式。
（二）零星采购具体执行程序应遵循：
1. 采购申请。采购需求部门提出零星采购申请，填写采购预算申请表。
2. 采购审批。采购需求经主管领导审核后，报校长进行审批。
3. 组织实施。采购审批通过后，对于需求量小、总体价值低的采购，采购需求部门自行组织采购；对于无技术含量的采购，由资产部门负责统一采购。
4. 办理结算。采购需求部门和后勤部门按照采购内容办理相关支付手续。
第五章 采购验收
第十一条 供应商确定后，主管部门与供应商签订采购合同，合同签订与审批、变更程序按照单位合同管理制度相关要求执行。
第十二条 主管主任负责采购合同的具体执行，按照合同执行进度提出资金支付申请，相关程序按照单位资金支出管理制度相关要求执行。
第十三条 主管部门和采购需求部门须对采购项目进行验收。
（一）采购对象为货物的，由需求部门和后勤部门人员共同进行验收，货物质量和数量均满足要求后在发票背面签字确认。
（二）采购对象为服务的，由采购需求部门对供应商进行评价并附提供的成果文件和服务证明文件，主管部门审核后出具服务完成确认书。
（三）采购对象为工程的，由主管部门组织监理方、施工方、需求部门等相关部门对工程项目进行竣工验收，共同签署竣工验收报告。
第十四条 因采购而形成固定资产的，财务部门应及时进行账务处理，后勤部门按照固定资产管理制度办理。
第十五条 主管部门对采购过程中的相关文件应当妥善整理并归档保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
第十六条 采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、响应文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等。
第六章 附 则
第十七条 本制度自发布之日起执行，执行过程中的有关问题由党政联席会负责解释。
第十八条 如上级主管部门出台最新的法律、法规与本制度有矛盾之处，以上级主管部门出台最新制度为准。
